kintone脱却・社内管理システム構築

人材派遣業を営むD社からのご相談でした。長年、顧客管理と有給管理はExcel、案件管理はkintoneと、業務ごとに別々の仕組みでデータを管理してきた結果、情報があちこちに散らばり、必要な書類や同意書がどこにあるのかも分からない——案件管理がだんだん立ち行かなくなっていました。

業務は4名の事務スタッフに属人化し、残業の多さから人の入れ替わりも激しく、事務長以外は全体像を把握できない状態。「このままでは回らない」という危機感が、ご相談のきっかけでした。

問題は、単にツールが複数あることではありませんでした。データが分断されているために「どこを見れば最新の情報があるのか」が誰にも分からず、探すこと自体に時間が奪われていたこと。そして業務が特定の人にしか分からない属人的な状態になっていたことです。

事務長が抜ければ回らない——そんな脆さを抱えたまま、日々の残業でなんとか支えている。必要だったのは、散らばった情報を一つにまとめ、誰が見ても業務の全体像を追える、無理なく運用し続けられる仕組みでした。

私たちはDXコンサルティングとして、まず業務フローの解析から着手しました。実はkintoneアプリの開発経験は豊富なのですが、今回あえてkintoneでの作り込みは選びませんでした。「運用できる人材が社内にいなければ、どれだけ高機能なkintoneアプリも、いずれ手に負えない負債になってしまう」と考えたからです。

そこで、kintoneとExcelに分かれていた業務をまるごと包括する社内管理システムを新たに構築。すでに管理不能になりかけていたkintoneからの脱却という、思い切った選択をご提案しました。

散らばっていたデータの置き場所が一つにまとまり、書類やデータを探すだけの無駄な時間がなくなりました。

何より、これまで特定のスタッフにしか分からなかった案件管理を、誰もが全体を追える形に変えられたことが大きな成果です。属人化と残業に頼って支えていた業務が、仕組みとして回るようになり、人が入れ替わっても続けていける土台ができました。